Besturen – dilemma of kans

Genoeg, maar dan ook verder…

39 jaar is voor een mensenleven een lange tijd. Althans, 39 jaar kan lang genoeg zijn om daarna afscheid te willen nemen van een bestuursfunctie. Dat vindt ook Hans Schippers. Hij wil graag na de afgelopen 39 jaar zonder alle last van verantwoordelijkheden van zijn mooie tuin kunnen genieten. Dat is al sinds langere tijd zijn plan, maar volgend jaar in de mooie lentemaand mei 2025 is het dan eindelijk zover.

Wat komt daarna?

Voor Hans is dat wellicht al duidelijk. Maar voor ons als WILG is die vraag aanleiding om stil te staan bij wat het besturen van een volkstuinvereniging eigenlijk inhoudt, en hoe je dit op een duurzame manier zou kunnen doen. Zeker, besturen kan op héél veel manieren gebeuren. En iedere volkstuinvereniging heeft daar ook zo haar eigen recept voor. Maar in wat voor een situatie komt iemand eigenlijk terecht die een bestuursfunctie krijgt? Daar gaat dit over. Zoals vaak in het leven helpt het om door de bril van iemand anders te kijken, wil je diegene beter begrijpen. En dat gaan we hier ook doen, maar dan niet zozeer door de bril van Hans Schippers.

Door de bril van de gemeente

Gemeente Rotterdam is eigenaar van het stuk grond waar ons volkstuinpark op staat. Wat zijn haar belangen? Laten we samen een gedachten experiment doen:
Stel dat jij een gigantisch groot mooi park jouw eigendom mag noemen, maar je hebt helaas niet genoeg tijd over om daar ook van te genieten. Aan de andere kant wil je hem ook niet wegdoen, want dat is niet alleen een goede investering, maar ook leuk voor later in je leven. Dus ga je hem aan iemand verhuren, maar zonder dat jij de lasten hebt en zonder dat het park erop achteruitgaat. Samengevat heb je dus drie grote belangen:

1. Je park moet goed worden onderhouden, en je wilt ook niet dat die lelijker wordt door allemaal rare opstallen, schuttingen of betegeling.
2. Je wilt niet dat daar rare of vage dingen gebeuren, laat staan illegale zaken waardoor jij als eigenaar in de problemen kunt komen.
3. Je wilt je park op een later moment makkelijk terug kunnen krijgen, het liefst zonder te lang te moeten wachten.

Dus lijkt het jou een goed idee om een aantal belangrijke afspraken met de nieuwe huurder te van je park maken. Want jij bent de eigenaar en kunt uiteindelijk de verhuurcondities lekker zelf bepalen. Dus vind je dit hieronder een goed idee:

• Voor alles wat jezelf belangrijk vindt bedenk je jouw eigen regels die je in het huurcontract opneemt. Jij bepaalt zelf wel hoeveel millimeter hoog de haag mag zijn, of hoeveel wilde bloemetjes per vierkante meter gazon mogen bloeien.
• Je vraagt een serieuze huurprijs om sowieso geen kans op onkosten te maken, en wellicht om ook ietsje bij te verdienen.
• Je maakt een huurcontract voor slechts een bepaalde tijd, en óók met de mogelijkheid om dit tussendoor op te zeggen mocht je het park eerder terug willen hebben dan vastgelegd.
• Jij bepaalt met wie je praat en wie dus ook verantwoordelijk is voor alles wat er gebeurt als er meerdere mensen in je park rondlopen. Sterker nog, jij bepaalt óók hoe diegene alle andere mensen in je park in de gaten moet houden.

Dat alles kun je gewoon doen omdat je de eigenaar bent van je park. Zo simpel is dat, als het maar niet haaks staat op andere geldende regels die in talloze juridische boeken staan. Dus iedereen mag zelf wel beslissen of hij of zij het park van jou wil huren onder deze condities. Maar goed, er zijn vast wel mensen zonder een eigen park die dat toch graag willen doen.

Door de bril van de leden

Laten we eerst door onze eigen bril kijken. En stel dat je hoort bij een groep die onder de boven geschetste condities toch graag een klein stukje van dat grote mooie park wilt huren. Wel, daar hoor je in het echt er ook bij, toch? Samen met andere vrienden en kennissen op het grote park maak je een afspraak wie van jullie aanspreekbaar is voor de buitengewone strenge verhuurder, maar ook verantwoordelijk mocht er ooit iets misgaan. Lastige positie, maar jij bent dat in elk geval lekker niet! Of toch wel, en dan maar een klein beetje?

Als lid van je vriendengroep ben je tenminste verantwoordelijk voor wat jezelf doet in het grote park. En je weet stiekem ook, dat als jij je niet aan alle min of meer nuttige regels houdt, jij diegene die in de ogen van de parkverhuurder verantwoordelijk is, in een lastige positie kunt brengen.

Geen drama als je haag misschien net 23 mm hoger is dan in één van de talloze regels onder lid “e” staat, of er twee wilde bloemetjes te veel op je gazon bloeien, so be it. Maar stel dat jij met veel enthousiasme een 15 meter lang zwembad in het park graaft en vervolgens met een ongekend groot succes je eigen bed-en-breakfast draait. Dat is dan toch een ander verhaal en wellicht niet tot iedereens vreugde, om het voorzichtig te formuleren. In het ergste geval komt dan ook nog de eigenaar erachter en zegt dan tegen iedereen: “Ja hallo, dát was niet de afspraak, en nu is het wel afgelopen!” – Dit kan zomaar gebeuren.

Want je kent het zelf nog wel van je basisschool of van je werkomgeving, soms lijkt het verschil slechts klein:

In een groep van 10 mensen en meer is er altijd één iemand te vinden die met goede bedoelingen het initiatief wil nemen. Het overgrote deel, misschien 8 van de10, gedraagt zich netjes volgens alle regels, althans sommige alleen volgens de meest belangrijke. En vaak is er óók nog iemand, die vooral aan zichzelf denkt en zich alleen aan gemaakte afspraken houdt wanneer het hem goed uitkomt, of als de gevolgen van een overtreding toch bovenmaats groot voor hem zijn.

Hoe dan ook, het meest interessante is hoe de groep tegen diegene aankijkt die in de ogen van de verhuurder verantwoordelijk is voor alles wat in zijn grote park gebeurt. En dat is vaak afhankelijk ervan hoe hij of zij leidinggeeft.

Door de bril van het bestuur

Laten we tenslotte door de bril van het bestuur kijken. Stel dat jij diegene bent die door iedereen van je groep gekozen werd als aanvoerder. En stel dat jij het stiekem ook leuk vindt om leiding te geven, zodat iedereen van dat mooie grote park kan genieten, ondanks alle min of meer begrijpelijke regels die de verhuurder heeft opgesteld. Daarom heb je “ja” gezegd toen iedereen voor jou stemde.

Tegelijkertijd begrijp je ook dat je in een dilemma terecht komt. Want je vindt de verhuurder niet bepaald een leuk mens. En ook een aantal van zijn regels zijn voor jou onbegrijpelijk of gaan te ver. Maar hij is de baas. Hij bepaalt. En als het misgaat dan is het jouw schuld, helaas. Dus moet je wel je eigen vrienden in de gaten houden en ervoor zorgen dat zich iedereen netjes aan alle regels van de verhuurder houdt. En daarnaast ook nog waken over andere afspraken die jullie onderling hebben gemaakt. Als je te streng bent, dan maakt dat je niet bepaald populair. En als je te veel tolereert, dan staat op een dag de verhuurder voor je deur en heb iets uit te leggen. Dit is een dilemma. Eigenlijk is dat alleen op te lossen door de manier waarop je iets zegt en hoe je je gedraagt.

Tegelijkertijd is je rol natuurlijk groter dan alleen het bewaken van de naleving van alle huisregels en de “politieagent” te spelen.

Een beetje als een gastheer op je eigen verjaardag let je ook goed erop dat je vrienden zich vermaken en probeer je te anticiperen hoe het bij-elkaar-zijn gezellig blijft. Vrij snel kom je erachter dat als de groep te groot wordt, al dat werk te veel is voor jou alleen. Waardoor alles ook minder leuk wordt, of erger nog: tot een last wordt.

Maar wat als je in het grote gehuurde park meer mensen erbij vraagt om al jouw taken over meerdere schouders te verdelen? Je hoeft dan bijvoorbeeld niet meer alles alleen te beslissen, maar vertrouwt op de kennis van je bestuursleden. Je kunt afspraken maken, bijvoorbeeld wie van jullie de verhuurder het best tot vriend houdt, en wie van jullie het best de groep kan toespreken of een leuk plan voor het volgende feest kan bedenken.

En, hoe meer van jouw vrienden zich aansluiten bij het leidinggeven, hoe groter het draagvlak in de groep is. Dat is in de kern hoe een modern bestuur werkt, daar liggen ook de kansen om voor een groep iets duurzaams op te bouwen. Maar dat doe je niet alleen.

… en de moraal van het verhaal?

Er is geen duidelijke moraal in dit gedachten experiment. We leggen de bestuursbril opzij en proberen zo objectief mogelijk vooruit te kijken.

Duidelijk is in elk geval dat een bestuur zich altijd in het spanningsveld bevindt tussen verhuurder en de eigen leden. De verhuurder ziet een bestuurslid gewoon als deel van de vereniging, maar zien ook alle leden het bestuur als een deel van henzelf?

Het antwoord op de vraag is het gevolg van de wisselwerking tussen groep en bestuur. Hoe groter de groep, hoe zwaarder de taken zijn en hoe meer bestuursleden er nodig zijn. Alleen een bestuur dat niet is overbelast door allemaal administratieve taken kan een duurzame en ontspannen connectie met de groep onderhouden. Pas dan ontstaat vrije ruimte voor nieuwe ideeën en initiatieven.

Het maakt dus een groot verschil of jij in het gedachtenexperiment hierboven in het grote gehuurde mooie park voor alles alleen verantwoordelijk bent, of dat je leuke maatjes hebt gevonden die meehelpen, waardoor er genoeg tijd en vreugde overblijft voor het genieten van je eigen stukje park.

Hannes Ochmann
WILG

Wil je meedenken over dit onderwerp? Of wil je reageren? Stuur ons een e-mail aan wilg@wilgentuin.nl.